شفافیت در شرکت ها

documented

چند وقت پیش بحثی در لینکدین شکل گرفته بود درباره این موضوع که چرا ایرانی‌ها نمی‌توانند کار Outsource از خارج دریافت کنند. جدا از بحث تحریم و انتقال پول، یکی از دوستان اشاره‌ای کرد به شفافیت و شفافیت مالی. نظر من این است که این شفاف نبودن ها، چه در موضوع مالی و چه در موضوع سازمانی و موضوع روابط، علاوه بر اینکه جذب همکاری یک شریک خارجی را بسیار سخت می کند، در خود ایران هم بسیار مشکل زا است.

فعلاً بحث شرکای خارجی که نسبت به فرهنگ زندگی و فرهنگ کاری ما غریبه بوده و علاقه‌ای به ریسک در برابر مسائل تحریم را ندارند کنار بگذارید. فرض کنید که خود شما قصد دارید شراکتی را با یک شرکت جدید آغاز کنید. حالا یا به صورت سرمایه‌گذاری و یا به صورت استخدام. واقعاً چه راهی وجود دارد تا بفهمید این شرکت آنچه که می‌گوید هست یا نه؟ از کجا بدانید که این شرکت چقدر فروش و چقدر درآمد دارد؟ فهرست کارمندان فعلی و گذشته‌اش چیست؟
بهترین منابع برای کسب این اطلاعات، مبادی رسمی اطلاعاتی دولتی و حکومتی هستند. مثل اداره مالیات، اداره بیمه، بانک ها، سیستم قضایی و حتی شهرداری مناطق. اما فرهنگ کار و حتی فرهنگ زندگی به صورت چند لایه است. یعنی آن چیزی که از بیرون دیده می‌شود با آن چیزی که از درون دیده می‌شود متفاوت است.
خیلی از شرکت ها (حداقل شرکت های کوچک) دو دفتری هستند. یعنی آن دفتری که نشان دهنده حساب و کتاب واقعی شرکت است با آن دفتری که به اداره مالیات ارائه می‌شود متفاوت است. نتیجه این می‌شود که اگر به اداره مالیات مراجعه کنید و وضعیت شرکتی را جویا شوید، ممکن است به شما عدد و رقمی را بگویند که زمین تا آسمان با آنچه که در واقعیت وجود دارد فرق کند. از این دست تفاوت‌ها خیلی زیاد است. شرکت ها (نه همه شرکت ها) بیمه کارکنانشان را با حداقل بیمه رد می کنند. یعنی از لیست بیمه شرکت نمی‌توانید بفهمید سطح حقوقی کارمندان چطور است. گاهی اوقات هم برای کسانی بیمه رد می‌شود که اصلاً در شرکت کار نمی کنند. تازه همین لیست بیمه نادقیق هم گاهی اوقات از طریق شرکتی که اصلاً در یک شهر دیگر وجود دارد رد می شود. همین مشکل در حساب‌های بانکی هم وجود دارد. شرکت به جای آنکه از حساب بانکی خودش حقوق پرداخت کند یا هزینه هایش را پرداخت کند، از حساب شخصی مدیر عامل یا هیئت مدیره استفاده می کند. در نتیجه از حساب بانکی شرکت هم نمی‌شود به اعتبارش پی برد.
این‌ها همه سمت خود شرکت هستند. در سمت ادارات و مراجع دولتی هم کم مشکل نداریم. جدا از بحث پارتی و لابی و نفوذ، افراد به راحتی نمی‌تواند از سوابق بانکی، مالیاتی، قضایی و… شرکت ها به راحتی مطلع شوند. شاید یک وکیل مجرب بتواند. شاید هم نیاز به بهانه تراشی داشته باشد برای این کار. فقط می‌دانم که کار خیلی راحتی نیست.
شرکت ها (باز هم نه همه شرکت ها) همین عدم شفافیت را در سازماندهی داخلی هم دارند. بعضی سمت ها صوری هستند. بعضی اعضای هیئت مدیره هم فرمایشی هستند. بعضی پروژه ها بدون انجام تشریفات انجام شده‌اند و همین‌طور الی آخر. گاهاً قرارداد همه کارمندان در دسترس نیست و بخشی از آن گم شده است. همین بلا ممکن است سر رسیدهای حقوق هم آمده باشد. در کنار اینها، مشکل فرهنگ شفاهی را هم داریم. معمولاً در شرکت کوچک و متوسط از کارمندان سابقه مکتوبی وجود ندارد. یعنی مثلاً اگر یک نفر بخواهد مدیریت یک شرکت را به عهده بگیرد، منبعی ندارد که با کمک آن بفهمد عملکرد فلان کارمند در دوران کاری‌اش چطور بوده. چه کسی کارش را خوب انجام داده و چه کسی مشکل ساز بوده. همه آنچه که وجود دارد اطلاعات شفاهی مدیران قبلی است. شفاهیاتی که هم امکان فراموشی دارند و هم امکان اعمال سلیقه شخصی.
هر آنچه که تا حالا گفته شد مربوط به مسائل مالی و سازمانی بود. همین بدبختی‌ها را در مورد تیم و مسائل فنی داریم. فرض کنید تیم لیدر یا مدیر فنی قبلی به مرخصی زایمان رفته یا ویزای کانادایش آماده و دیگر حضور ندارد. نفر جایگزین چطور می‌خواهد سابقه یک سال گذشته تیم را به دست بیاورد؟ از روی صحبت‌هایی که خود اعضای تیم می کنند؟ از حافظه لیدر قبلی که ممکن است خیلی هم مایل به همکاری نباشد؟ از روی نظر کلی مدیر عامل نسبت به تیم؟ یا از روی شایعات رایج در شرکت؟
البته نیاز به این همه حدس و گمان نیست. تیم، اگر تیم خوبی بوده باشد روش‌هایی برای ایجاد لاگ و نگهداری از آن دارد. تیم های توسعه نرم‌افزار می‌توانند با هر متودولوژی که کار می کنند، دیتابیسی از تسک ها داشته باشند. همان تسک هایی که پیشرفت پروژه را نشان می دهد. اگر مدیر پروژه و اعضای تیم خودشان را متعهد بدانند که همه چیزشان را از دل سیستم مدیریت پروژه یا مدیریت تسک انجام بدهند، آن وقت نفر بعدی خیلی راحت می‌تواند به مواردی که در زمان های مختلف در تیم اتفاق افتاده پی ببرد. اطلاعاتی که از این طریق قابل استخراج می‌باشد شامل این موارد است:
• اعضای تیم در هشتمین هفته سال گذشته چند تا تسک انجام داده اند؟
• کارایی تیم در کدام هفته‌ها بالاترین و در کدام هفته‌ها پایین‌ترین بوده است؟
• هر کدام از اعضای تیم در کدام زمینه‌ها فعال تر یا قوی‌تر بوده اند؟
• کدام تسک ها چالش بیشتری داشته و مدام رفت و برگشت ایجاد کرده؟
• روند توسعه یک فیچر چطور بوده و چه مسیری را طی کرده تا عملیاتی شود؟
• انجام کدام آیتم ها پر جزییات بوده و کدام آیتم ها سریع و ساده پیاده‌سازی شده اند؟
• مستندات مورد استفاده چه بود و چه جلساتی با چه کسانی برگزار شده
• …

همین خواص را سیستم‌های تیکتینگ دارند. شرکت هایی که کار عملیاتی و سیستم زیر بار دارند خیلی خوب می‌توانند روند کار را با کمک این‌طور سیستم‌ها مستند و حفظ کنند. اطلاعاتی که از این راه به دست می‌آید عبارت هستند از اینکه چطور مشکلاتی پر تکرار هستند؟ کدام یک از بخش‌های سیستم بیشتر استفاده می شود؟ انجام هر کدام از مشکلات چقدر زمان برده؟ مشکلات رایج چطور حل شده اند؟ نگهداری سیستم چقدر از تیم پشتیبانی وقت گرفته؟ رضایت کاربران در چه حد است؟ و…
در مورد سورس کد و ریپو هم چنین شرایطی برقرار است. بیشتر وقت‌ها یک ریپو وجود دارد، ولی اگر قوانین کامیت و پوش/پول به خوبی رعایت شده باشد، یعنی حجم کامیت، ذکر شماره تسک مربوطه، توضیح کامیت و… رعایت شده باشد، می‌توان با دنبال کردن کامیت ها یا تغییرات یک فایل به اطلاعات زیادی پی برد. از جمله اینکه بیشترین حساسیت یا بیشترین تغییرات مربوط به کدام فایل یا کلاس بوده است؟ شیوه کد نویسی فلان شخص چطور است؟ فلان مشکل چطوری برطرف شده؟ و همین‌طور الی آخر. حالا اگر کدها دارای تست مکانیزه، یونیت تست و بقیه انواع تست ها باشد که دیگر نور علی نور می شود. تست ها این اطمینان را فراهم می‌کنند که کد قابل اجراست و مشکلات زیادی ندارد. این اعتماد به نفس را هم به دیگران می‌دهد که بتوانند با کمترین ترسی اقدام به اعمال تغییرات کنند.

حالا شما بگویید که شراکت، سرمایه‌گذاری و استخدام در شرکت هایی که همه انواع این شفافیت ها را دارند اطمینان بخش تر از سایر شرکت ها نیست؟ برگردیم به سؤال اولمان راجع به شرکا خارجی. ما که خودمان وسط این فرهنگ و این سبک کار هستیم جرأت نمی‌کنیم به این سادگی‌ها با کسی شراکت کنیم و همیشه دنبال تضمین و راه در رو هستیم، آن خارجی که نه شناختی نسبت به ما و سبک کاری ما دارد و نه امکان شکایت و پیگیری حقوقی از ما دارد (به خاطر تحریم) و نه زبان ما را خوب می فهمد، چطور به ما اعتماد کند و شراکتی راه بیندازد؟

Comments

  1. مهدی

    جالب بود. برای شفافیت فرآیند و راه روش وجود داره. جدا از موضوع فرهنگیش، طراحی یک سازمان شفاف احتیاج به مطالعه داره و نگهداری از سازمان شفاف هم چالش برانگیزه. موضوع جالب تر اینه که شفافیت از مصداقهای اصلی managing by example هست ( ترجمه فارسیش رو نمیدونم) و سازمانی شفافه که هم فرآیند شفاف و شفاف ساز داشته باشه و هم مدیران ارشد قبل از بقیه شفاف باشند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *